Abschluss einer Spesenvereinbarung

1 Allgemeine Voraussetzungen

Die Steuerverwaltung bietet mittleren und grösseren Unternehmen mit mindestens zehn Empfängerinnen und Empfängern von Pauschalspesen die Möglichkeit, ein Spesenreglement genehmigen zu lassen. Dies bedingt aber, dass der Auslagenersatz über die in Randziffer 52 der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises festgehaltenen Grenzen hinausgeht oder Pauschalspesen ausgerichtet werden.

Unternehmen, welche über weniger als 10 Empfängerinnen und Empfänger von Pauschalspesen verfügen, können für die Spesenempfänger mit Wohnsitz im Kanton Bern individuelle Spesenvereinbarungen abschliessen, um die Höhe der Pauschalspesen mit der Steuerverwaltung zu regeln.

Dieser Beitrag regelt den Abschluss einer Spesenvereinbarung.  Den Beitrag für die Genehmigung von Spesenreglementen finden Sie hier. Für die Überprüfung und Festsetzung der Pauschalspesen gelten sowohl bei der Genehmigung eines Spesenreglements als auch der Festsetzung einer Spesenvereinbarung die gleichen Kriterien Spesen.

2 Allgemeine Regelung der Spesen

Für die Regelung der allgemeinen Spesen muss sich das Unternehmen an das Musterspesenreglement und die Grundsätze für die Spesenvergütung in Randziffer 52 der Wegleitung zum Lohnausweis halten. Eine solche Regelung (sog. Basisreglement) bedarf keiner Genehmigung Basis-Musterspesenreglement. Pauschalspesen werden in der Spesenvereinbarung separat geregelt.

3 Abschluss einer Spesenvereinbarung

Die für die Veranlagung zuständigen Regionen (Adressen) resp. die Abteilung Juristische Personen der Steuerverwaltung des Kantons Bern schliessen Spesenvereinbarungen Vorlage Word-Spesenvereinbarung mit Unternehmen mit Sitz im Kanton Bern ab. Diese gelten für deren Empfängerinnen und Empfänger von Pauschalspesen, sofern diese im Kanton Bern steuerpflichtig sind.

Senden Sie uns für den Abschluss der Spesenvereinbarungen die folgenden Informationen zu:

• Die ausgefüllte Tabelle Vorlage_Liste Pauschalspesenempfänger - Antrag Pauschalspesen für jede Person, an die Pauschalspesen ausgerichtet werden:

  • Genaue Beschreibung ihrer Tätigkeit

  • Umschreibung ihrer Repräsentations- und Akquisitionsaufgaben

  • Beschreibung, wo und welche Kleinspesen erzeugen

  • Anzahl Tage pro Monat, an denen sie für das Unternehmen extern unterwegs sind und Repräsentations- und Akquisitionsaufgaben wahrnehmen

  • Anzahl Spesenereignisse (für Kleinauslagen bis CHF 50), die für Repräsentation und Akquisition pro Tag durchschnittlich anfallen

  • Anzahl Kilometer pro Monat, die sie durchschnittlich für das Unternehmen im Ortsrayon (Radius 30 km) fahren.

Die Informationen sind direkt an die für die Veranlagung zuständige Region resp. Abteilung Juristische Person zu senden.

4 Deklarationspflichten

Die Pauschalspesen sind gemäss Spesenvereinbarung im Lohnausweis zu deklarieren. Es ist keine Bemerkung in Ziffer 15 des Lohnausweises anzubringen. Die Spesenvereinbarung wird direkt im Steuerdossier der betroffenen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer mit Wohnsitz im Kanton Bern hinterlegt.

5 Wirkung und Grenzen einer genehmigten Spesenvereinbarung

Pauschalspesen, welche in Einklang mit einer Spesenvereinbarung ausgerichtet werden, werden von der Steuerverwaltung des Kantons Bern ohne Beleg sowohl als geschäftsmässig begründeter Aufwand bei der Unternehmung, als auch als Spesenersatz bei den im Kanton Bern steuerpflichtigen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern anerkannt.

Jede Änderung der Spesenvereinbarung, insbesondere Änderungen der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, welche Pauschalspesen erhalten, sind vor der Anwendung von der Steuerverwaltung genehmigen zu lassen.

Die Steuerverwaltung behält sich zudem vor, die vereinbarten Pauschalspesen periodisch, insbesondere im Rahmen einer Buchprüfung, spätestens nach fünf Jahren, auf die aktuelle Praxis sowie die Angemessenheit zu überprüfen.

Gesetzliche Bestimmungen, die nach dem Abschluss einer Spesenvereinbarung in Kraft treten und dieser zuwider laufen, gehen der Spesenvereinbarung vor.

Kommt der Arbeitgeber/die Arbeitgeberin seiner/ihrer Bescheinigungspflicht im Lohnausweis nicht nach, behält sich die Steuerverwaltung das Recht vor, die Spesenvereinbarung aufzuheben.

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Fassung vom 08.02.2024