Coronavirus-Krise - Auswirkungen auf den Lohnausweis
1 Einleitung
Die Coronavirus-Krise und die beschlossenen Massnahmen der Bundes- und Kantonsregierungen haben weitreichende Auswirkungen auf den Arbeitsalltag. Beim Ausfüllen des Lohnausweises ist den veränderten Verhältnissen wie nachfolgend dargestellt Rechnung zu tragen. Die untenstehenden Ausführungen gelten während der besonderen Situation aufgrund von COVID wo nicht explizit anders erwähnt für die Steuerjahre 2020 und 2021. Anfang dieses Jahres hat sich die Situation nun weitestgehend normalisiert. Für das Steuerjahr 2022 gelten wieder die ordentlichen Regeln – vorbehalten bleibt eine Neubeurteilung aufgrund zukünftiger Massnahmen des Bundes.
Weitere Information zu den Auswirkungen der Coronavirus-Krise auf die Besteuerung (Coronavirus-Krise - Überblick über die Auswirkungen auf die Besteuerung)
2 Geschäftswagen (Kreuz in Feld F)
Die Coronavirus-Krise führt nicht zu einer besonderen Praxis. Im Lohnausweis ist denjenigen Arbeitnehmern/Arbeitnehmerinnen, die über einen Geschäftswagen verfügen, weiterhin ein Privatanteil für jeden Monat, in denen ihnen das Geschäftsauto zur Verfügung steht, in Ziffer 2.2. des Lohnausweises aufzurechnen. Der Privatanteil entschädigt die private Nutzung des Geschäftsautos im Allgemeinen, jedoch nicht den Arbeitsweg. Der geldwerte Vorteil entsteht daher unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer am Arbeitsort oder zu Hause, oder aufgrund von Kurzarbeit vorübergehend nicht oder nur zu einem reduzierten Pensum arbeitet.
Ebenfalls unverändert ist das Kreuz in Feld F zu setzen.
In Ziffer 15 des Lohnausweises sind die Aussendienst-Arbeitstage zu deklarieren, wobei Homeoffice-Arbeitstage und Kurzarbeitstage ebenfalls als Aussendienst gelten, wenn an diesen Tagen kein Arbeitsweg anfällt (Mitteilung-002-D-2016-d vom 15. Juli 2016). Sofern der/die Arbeitgeber/-in eine pauschale Deklaration anhand der von der ESTV publizierten Erfahrungswerte vornimmt, kann der Arbeitnehmer im Veranlagungsverfahren einen höheren Anteil an Aussendiensttätigkeit aufgrund der Arbeit im Homeoffice nachweisen.
z.B.: „Anteil Aussendiensttätigkeit 67% (Aussendienst, Homeoffice und Kurzarbeit)“
3 Vergünstigte Mahlzeiten (Kreuz in Feld G)
Ein Kreuz in Feld G ist anzubringen, wenn dem Arbeitnehmer Lunch-Checks oder eine vergünstigte Kantine zur Verfügung steht oder eine Mittagessen-Spesenentschädigung während mind. der Hälfte der Arbeitstage ausbezahlt wird. Eine vorübergehende Schliessung einer Kantine, welche den Arbeitnehmern vergünstigtes Mittagessen abgibt, ist für die Deklaration im Lohnausweis nicht zu berücksichtigen, d.h. der Arbeitgeber hat weiterhin das Kreuz in Feld G anzubringen. Sofern dem Arbeitnehmendem aufgrund der vorübergehenden Schliessung der Kantine über mehrere Wochen höhere Mehrkosten für die auswärtige Verpflegung entstehen, kann er diese im Veranlagungsverfahren mittels entsprechender Belege geltend machen.
4 Verpflegung und Unterkunft (Ziffer 2.1)
In Ziffer 2.1 des Lohnausweises ist der Wert zu deklarieren, der dem Arbeitnehmer dadurch zufliesst, dass er gratis Verpflegung und Unterkunft vom Arbeitgeber erhält. Als Wert ist nur zu deklarieren, was dem Arbeitnehmer effektiv aufgrund geleisteter Arbeitstage zufliesst. Arbeitet der Arbeitnehmer aufgrund Kurzarbeit oder Homeoffice nicht im Hotel/Restaurant, muss auch keine Naturalleistung aufgerechnet werden.
5 Kurzarbeitsentschädigung (Ziffer 7)
Kurzarbeitsentschädigungen sind in Ziffer 7 des Lohnausweises auszuweisen. Dies gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer den vollen Lohnbetrag trotz Kurzarbeit überweist.
Beispiel: Der Arbeitnehmer hat ein monatliches Gehalt von CHF 8‘000. Der Arbeitgeber meldet 50% Kurzarbeit an und erhält für seinen Arbeitnehmer eine Kurzarbeitsentschädigung von CHF 3‘200 (80%). Der Lohnausweis ist wie folgt auszufüllen: Der Betrag von CHF 3‘200 ist in Ziffer 7, der Lohn von CHF 4‘800 in Ziffer 1 zu deklarieren. In den Bemerkungen von Ziffer 15 sind die Tage mit Erwerbsausfallentschädigung auszuweisen.
Ist eine Deklaration in Ziffer 7 nicht möglich (bspw. weil aufgrund der Lohnsoftware eine Zuordnung nicht möglich ist), kann auf die Deklaration in Ziffer 7 verzichtet werden, sofern in den Bemerkungen von Ziffer 15 die Tage mit Erwerbsausfallentschädigung (wenn möglich mit Angaben zu deren Umfang) ausgewiesen sind.
Beispiel: Haben Ihre Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer während 30 Tagen jeweils nur am Vormittag gearbeitet und haben Sie dafür eine Kurzarbeitsentschädigung erhalten, kann die Bemerkung in Ziffer 15 wie folgt lauten: «30 Tage Kurzarbeit zu 50% (halbtags gearbeitet)».
6 Spesenvergütungen (Ziffer 13 / 15)
Kurzfristige Schwankungen der Aussendiensttätigkeit bleiben bei bereits genehmigten Spesenreglementen unberücksichtigt. Die pauschalen Spesenvergütungen für Repräsentationsspesen oder die geschäftliche Nutzung des Privatwagens werden daher auch während der coronabedingten Homeofficetätigkeit als Spesenersatz akzeptiert und sind in den Ziffern 13.2.1 (Repräsentationsspesen) und 13.2.2 (Autospesen) des Lohnausweises im Betrag auszuweisen. Erfolgt dagegen eine vorübergehende Pensumsreduktion aufgrund von Kurzarbeit, wird auf eine Kürzung der Pauschalspesen verzichtet, sofern die Kurzarbeit nicht länger als 3 Monate dauert. Bei Kurzarbeit über 3 Monate ist die pauschale Spesenentschädigung im Umfang der Kurzarbeit in den jeweiligen Monaten prozentual zu kürzen. In Ziffer 15 des Lohnausweises ist der Hinweis auf das genehmigte Spesenreglement anzubringen.
Zusätzliche Spesenentschädigungen wegen der Coronavirus-Krise (z.B. für die Nutzung des Homeoffice, etc.) werden im Steuerjahr 2020 und im Steuerjahr 2021 bis zu einem Betrag von CHF 600 pro Steuerjahr auch ohne genehmigte Spesenvereinbarung als steuerfreier Unkostenersatz akzeptiert, da davon auszugehen ist, dass dem Arbeitnehmer aufgrund der Coronavirus-Krise und der geänderten Arbeitsbedingungen zusätzliche Kosten entstehen können (z.B. Strom- und Infrastrukturkosten im Homeoffice, etc.). Sofern eine pauschale Spesenentschädigung für diese Kosten bezahlt wird, ist eine effektive Abrechnung weiterer coronabedingter Spesen ausgeschlossen. Der Pauschalspesenbetrag ist in Ziffer 13.2.3 des Lohnausweises mit dem Hinweis «Entschädigung Kosten Coronavirus-Krise» zu deklarieren. Zudem ist in Ziffer 15 des Lohnausweises eine Bemerkung über die Art der Entschädigung anzugeben (z.B. «Entschädigung coronabedingtes Homeoffice für 3 Monate»).
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Fassung vom 02.08.2022