Genehmigung von Spesenreglementen
1 Allgemeine Voraussetzungen
Die Steuerverwaltung bietet mittleren und grösseren Unternehmen mit mindestens zehn Empfängerinnen und Empfängern von Pauschalspesen die Möglichkeit, ein Spesenreglement genehmigen zu lassen. Dies bedingt, dass der Auslagenersatz über die Grenzen von Randziffer 52 der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises hinausgeht oder Pauschalspesen ausgerichtet werden.
Unternehmen mit weniger als zehn Empfängerinnen und Empfängern von Pauschalspesen, können für die Spesenempfänger mit Wohnsitz im Kanton Bern mit der Steuerverwaltung individuelle Spesenvereinbarungen für die Höhe der Pauschalspesen abschliessen.
Dieser Beitrag regelt die Genehmigung eines Spesenreglements. Den Beitrag für den Abschluss einer Spesenvereinbarung finden Sie hier. Für die Überprüfung und Festsetzung der Pauschalspesen gelten sowohl bei der Genehmigung eines Spesenreglements als auch der Festsetzung einer Spesenvereinbarung die gleichen Kriterien Spesen.
2 Anforderungen an das Spesenreglement
Das Spesenreglement muss auf dem Musterspesenreglement basieren und die entsprechenden Bestandteile enthalten. Beachten Sie auch die erste Seite des Musterreglements. Diese beinhaltet wichtige Informationen.
3 Gesuch um Genehmigung von Spesenreglementen
Die Steuerverwaltung des Kantons Bern genehmigt Spesenreglemente der Unternehmen mit Sitz im Kanton Bern, die an mindestens 10 Empfängerinnen und Empfänger Pauschalspesen ausrichten.
Senden Sie mit dem Gesuch
- ein Exemplar des Spesenreglements
- die ausgefüllte Tabelle Angaben zu den Pauschalspesenempfängern mit den nötigen Angaben für alle Funktionen gemäss Spesenreglement (Geschäftsführer/-in, Aussendienstmitarbeiter/-in, Manager/-in usw.), an die Pauschalspesen ausgerichtet werden:
- Nennung der Funktionen, die Pauschalspesen erhalten
- Begründung, weshalb die jeweilige Funktion für Pauschalspesen berechtigt (Repräsentations- bzw. Akquisitionstätigkeit)
- Anzahl Empfängerinnen/Empfänger von Pauschalspesen pro Funktion
- Anzahl Tage pro Monat, an denen sie für das Unternehmen extern unterwegs sind und Repräsentations- und Akquisitionsaufgaben wahrnehmen
- Anzahl Spesenereignisse sowie Höhe des durchschnittlichen Kleinspesenereignisses (für Kleinauslagen bis CHF 50), die für Repräsentation und Akquisition pro externer Tag durchschnittlich anfallen
- Angaben über den durchschnittlichen Bruttolohn (Ziffer 8 des Lohnausweises)
- Anzahl Kilometer pro Monat, die sie durchschnittlich für das Unternehmen im Ortsrayon (Radius 30 km) fahren
Belege wie Lohnausweise, Kalenderauszüge oder Quittungen über Kleinspesen müssen nicht eingereicht werden. Bitte halten Sie diese aber bereit.
Das Gesuch ist per E-Mail an folgende Adresse zu senden:
Alternativ können Sie uns das Gesuch auch per Post zukommen lassen:
Steuerverwaltung des Kantons Bern
Geschäftsbereich Recht und Koordination
Postfach
3001 Bern
4 Praxis zur Festlegung von Pauschalspesen
Pauschalspesen können nur für diejenigen Funktionen gewährt werden, welche aufgrund einer hohen Akquisitions-, Repräsentations- oder Reisetätigkeit eine Vielzahl an Kleinspesen haben. Für die Festlegung von Pauschalspesen stellen wir grundsätzlich auf Ihre Angaben über die Repräsentationstätigkeit und den Anfall von Pauschalspesen ab. Pauschalspesen sind in jedem Fall limitiert auf max. 5% des Bruttolohns (Ziffer 8 des Lohnausweises) des Pauschalspesenempfängers resp. der Pauschalspesenempfängerin. Es werden keine Pauschalspesen gewährt, die den Betrag von CHF 24'000 pro Jahr übersteigen.
Prüfen Sie vor dem Einreichen des Antrags mit dem Pauschalspesensimulator, ob die von Ihnen beantragten Pauschalspesen voraussichtlich genehmigt werden können.
5 Genehmigungsverfahren
Die Steuerverwaltung stellt dem Unternehmen im Anschluss eine Erklärung zu, mit dessen Unterzeichnung sich das Unternehmen verpflichtet
- den Mitarbeitenden keine weiteren, über das Spesenreglement hinausgehenden und im Lohnausweis nicht bescheinigten Vergütungen auszurichten;
- mit den im Spesenreglement festgelegten Vergütungen sämtliche Auslagen zu ersetzen, die den Mitarbeitenden nach Art. 327 ff. OR zustehen;
- jede Änderung des Spesenreglements vor deren Anwendung bei der Steuerbehörde genehmigen zu lassen.
Nach Unterzeichnung der Erklärung erhalten Sie das genehmigte Spesenreglement.
6 Bescheinigung der Spesenvergütungen nach Genehmigung des Spesenreglements
Besteht ein von der Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement, bringen die Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber auf dem Lohnausweis unter Ziffer 15 den Hinweis an «Spesenreglement am TT.MM.JJJJ durch die Steuerverwaltung des Kantons Bern genehmigt».
Sofern Pauschalspesen ausgerichtet werden, ist dieser Betrag im Lohnausweis in Ziffer 13.2 zu deklarieren. Zusätzlich ist der Steuerverwaltung jährlich eine Liste der Empfängerinnen und Empfängern von Pauschalspesen mit Name, Vorname, Wohnsitz, Funktion gemäss Spesenreglement, AHV-Nummer, Beschäftigungsgrad, Bruttolohn (inkl. allfälligem Bonus) und den ausbezahlten Pauschalspesen per E-Mail oder per Post an die obenstehenden Adressen einzureichen. Verwenden Sie die Vorlage zur Deklaration der Pauschalspesen Vorlage jährliche Meldung oder eine eigene Liste, die diesem Muster entspricht.
7 Wirkung und Grenzen eines genehmigten Spesenreglements
Wurde ein Spesenreglement vom Sitzkanton genehmigt, anerkennen andere kantonalen Steuerverwaltungen dieses in der Regel. Pauschalspesen, welche in Einklang mit dem Spesenreglement ausgerichtet werden, werden von der Steuerverwaltung des Kantons Bern ohne Beleg sowohl als geschäftsmässig begründeter Aufwand beim Unternehmen, als auch als Spesenersatz bei den im Kanton Bern steuerpflichtigen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern anerkannt.
Jede Änderung des Spesenreglements ist vor der Anwendung von der Steuerverwaltung genehmigen zu lassen. Darunter fallen insbesondere Änderungen des Tätigkeitsbereichs von Funktionen oder Hinzufügen neuer Funktionen, die für Pauschalspesen berechtigen.
Die Steuerverwaltung behält sich zudem vor, die Spesenreglemente und Pauschalspesen periodisch, spätestens nach fünf Jahren, auf die aktuelle Praxis sowie die Angemessenheit zu überprüfen.
Gesetzliche Bestimmungen, die nach der Genehmigung eines Spesenreglements in Kraft treten und diesem zuwider laufen, gehen einem genehmigten Spesenreglement vor.
Kommt der Arbeitgeber seiner Bescheinigungspflicht der Pauschalspesenempfänger nicht nach, behält sich die Steuerverwaltung das Recht vor, die Genehmigung des Spesenreglements aufzuheben.
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Fassung vom 08.02.2024