Certificat de salaire pour les activités exercées au sein d'autorités et commissions communales
L'obligation d'établir un certificat de salaire et les modalités de déclaration des indemnités versées varient selon que la personne exerce exclusivement à titre accessoire (système de milice) ou à la fois à titre accessoire et à titre principal (en qualité d'employé; cf. FAQ Certificat de salaire, tableau 3, chiffre 1.5).
1 Règle pour les activités exercées à titre accessoire au sein de communes (système de milice)
Si l'activité est exercée à titre exclusivement accessoire, l'obligation de délivrer un certificat de salaire dépend de la nature des indemnités versées.
1.1 Versement exclusif de jetons de présence ne dépassant jamais un forfait de 80 francs par jour
La commune qui verse exclusivement des jetons de présence ne dépassant jamais 80 francs par jour n'a pas besoin de délivrer de certificat de salaire.
1.2 Versement exclusif de jetons de présence d'un montant supérieur à 80 francs par jour
La commune doit délivrer un certificat de salaire si elle verse exclusivement des jetons de présence et que leur montant est supérieur à 80 francs par jour elle. Un certificat de salaire doit être établi si le montant des jetons ne dépasse 80 francs que pour une seule séance ou quelques-unes.
Il faut déclarer la part des jetons de présence versés qui excède la somme des forfaits journaliers admis (80 francs par jeton de présence) au chiffre 7 du certificat de salaire (= somme totale des jetons de présence moins forfaits journaliers admis).
Le reste, c'est-à-dire la somme totale des indemnités forfaitaires journalières admises couvrant les frais de présence aux séances (déduite pour obtenir le montant déclaré sous ch. 7), doit être déclaré au chiffre 13.2.3 du certificat de salaire. Le nombre de jours pour lesquels des jetons de présence ont été versés doit être indiqué au chiffre 15.
1.3 Versement exclusif d'une indemnité ou d'une rétribution fixes (sans jetons de présence)
La commune qui verse exclusivement une indemnité ou une rétribution fixes (sans jetons de présence) doit délivrer un certificat de salaire.
Le montant total versé, après déduction du montant admis au titre d'allocations forfaitaires pour frais ou de défraiements des frais effectifs, doit être déclaré à titre de salaire au chiffre 1 du certificat de salaire. Le montant des allocations forfaitaires pour frais doit être déclaré au chiffre 13.2.3. Ces allocations sont admises jusqu'à concurrence de 50% du montant total versé (indemnité ou rétribution fixes + défraiements), dans la limite de 2000 francs par an.
Si les frais effectifs sont remboursés sur justificatifs ou à concurrence des forfaits spécifiques à leur nature, il suffit de cocher la case du chiffre 13.1.1 du certificat de salaire.
Forfaits spécifiques admis selon le genre des frais:
a. Dîner ou souper: 35 francs max.
b. Utilisation de la voiture privée: 0,70 franc par kilomètre
c. Menues dépenses: 20 francs max.
Si ces limites ne sont pas respectées ou si d'autres frais sont indemnisés, il faut déclarer le montant des défraiements au chiffre 13.1.1 (voyages, repas, nuitées) ou 13.1.2 (autres) du certificat de salaire, sans cocher la case du chiffre 13.1.1.
1.4 Versement d'une indemnité ou d'une rétribution fixes et de jetons de présence
La commune doit délivrer un certificat de salaire lorsqu’elle verse à la fois une indemnité ou une rétribution fixes et des jetons de présence.
1er cas de figure - Versement d'allocations forfaitaires pour frais
-
- L'indemnité fixe rétribuant l'activité accessoire doit être déclarée au chiffre 1 du certificat de salaire, après déduction des allocations forfaitaires pour frais admises.
- La somme totale des jetons de présence versés doit être déclarée au chiffre 7 du certificat de salaire (comme l'allocation forfaitaire pour frais couvre aussi les frais engagés les jours de séance, les frais de séance ne peuvent pas être déduits en plus.)
Le montant des allocations forfaitaires pour frais doit être déclaré au chiffre 13.2.3 du certificat de salaire. Ces allocations sont admises jusqu'à concurrence de 50% du montant total versé (indemnité + jetons de présence + défraiement), dans la limite de
2000 francs par an.
2e cas de figure - Remboursement des frais effectifs sur justificatifs ou à concurrence des forfaits spécifiques à leur nature
-
- L'indemnité fixe rétribuant l'activité accessoire doit être déclarée au chiffre 1 du certificat de salaire, après déduction des défraiements à concurrence des frais effectifs.
- La somme totale des jetons de présence versés doit être déclarée au chiffre 7 du certificat de salaire, après déduction des défraiements des frais effectifs admis (pas d'indemnités forfaitaires journalières pour les séances, car ce sont des allocations forfaitaires!)
Il faut cocher la case du chiffre 13.1.1 du certificat de salaire et indiquer, au chiffre 15, le nombre de jours pour lesquels ont été versés des jetons de présence.
Forfaits spécifiques admis selon le genre des frais:
a. Dîner ou souper: 35 francs max.
b. Utilisation de la voiture privée: 0,70 franc par kilomètre
c. Menues dépenses: 20 francs max.
Si ces limites ne sont pas respectées ou si d'autres frais sont indemnisés, il faut déclarer le montant des défraiements au chiffre 13.1.1 (voyages, repas, nuitées) ou 13.1.2 (autres) du certificat de salaire, sans cocher la case du chiffre 13.1.1.
2 Règle pour le personnel communal employé à titre principal
Un seul certificat de salaire doit être délivré. Il faut y déclarer le salaire rémunérant l'activité d'employé, l'indemnité fixe rétribuant les activités exercées à titre accessoire et les jetons de présence. Pour la déclaration des défraiements, il faut se référer aux consignes du guide d'établissement du certificat de salaire et aux FAQ sur le sujet.
1er cas de figure - Versement d'allocations forfaitaires pour frais
- A déclarer au chiffre 1 du certificat de salaire:
- Le salaire rémunérant l'activité d'employé;
- L'indemnité fixe rétribuant l'activité accessoire, déduction faite des allocations forfaitaires pour frais admises;
- La somme totale des jetons de présence versés doit être déclarée au chiffre 7 du certificat de salaire (comme l'allocation forfaitaire pour frais couvre aussi les frais engagés les jours de séance, les défraiements ne doivent pas être déduits en plus.)
Le montant des allocations forfaitaires pour frais doit être déclaré au chiffre 13.2.3 du certificat de salaire. Ces allocations sont admises jusqu'à concurrence de de 50% du montant total versé (salaire + indemnité fixe + jetons de présence + défraiements), dans la limite de 2000 francs par an.
Le montant de l'indemnité fixe rétribuant l'activité exercée à titre accessoire et le nombre de jours pour lesquels ont été versés des jetons de présence doivent être indiqués au chiffre 15.
2e cas de figure - Remboursement des frais effectifs sur justificatifs ou à concurrence des forfaits spécifiques à leur nature
- A déclarer au chiffre 1 du certificat de salaire:
- Le salaire rémunérant l'activité d'employé;
- L'indemnité fixe rétribuant l'activité exercée à titre accessoire, après déduction des remboursements des frais effectifs.
- La somme totale des jetons de présence versés doit être déclarée au chiffre 7 du certificat de salaire, après déduction des remboursements des frais effectifs (pas d'indemnités forfaitaires journalières pour les séances, car ce sont des allocations forfaitaires pour frais!)
Il faut cocher la case du chiffre 13.1.1 du certificat de salaire et indiquer le nombre de jours pour lesquels des jetons de présence ont été versés au chiffre 15.
Forfaits spécifiques admis selon le genre des frais:
a. Dîner ou souper: 35 francs max.
b. Utilisation de la voiture privée: 0,70 franc par kilomètre
c. Menues dépenses: 20 francs max.
Si ces limites ne sont pas respectées ou si d'autres frais sont indemnisés, il faut déclarer le montant des défraiements au chiffre 13.1.1 (voyages, repas, nuitées) ou 13.1.2 (autres) du certificat de salaire, sans cocher la case du chiffre 13.1.1.
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Version du 08.02.2024
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