1 Selbstständig Erwerbende und juristische Personen
Natürliche Personen mit Einkommen aus selbständiger Erwerbstätigkeit und juristische Personen müssen Urkunden und sonstige Belege, die mit ihrer Tätigkeit in Zusammenhang stehen, während zehn Jahren aufbewahren (Art. 167 Abs. 3 StG). Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres.
Aufzubewahren sind insbesondere
die Geschäftsbücher,
die Buchungsbelege,
die Jahresrechnungen (Bilanzen, Erfolgsrechnungen, Anhang) sowie
der Revisionsbericht.
Bei vereinfachter Buchführung müssen die Aufstellungen über Einnahmen und Ausgaben, über die Vermögenslage (Inventar) sowie über Privatentnahmen und -einlagen aufbewahrt werden.
Der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren. Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege können auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, soweit dadurch die Übereinstimmung mit den zugrundeliegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist und wenn sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (Art. 958f OR).
Für weitere Informationen siehe Geschäftsbücherverordnung (GeBüV)
2 Übrige Personen
Für alle übrigen natürlichen Personen sieht das Steuergesetz keine Aufbewahrungspflicht vor. Da aber die steuerpflichtige Person für steuermindernde Tatsachen wie beispielsweise Abzüge beweispflichtig ist, kann es dennoch Sinn machen, Steuerbelege aufzubewahren, bis die entsprechende Verjährungsfrist (vgl. Art. 162 und 163 StG) abgelaufen ist.
Wichtige Dokumente betreffend die eigene Liegenschaft (bspw. getätigte Investitionen) können bei einer zukünftigen Veräusserung sogar länger relevant sein.
Wird die Steuererklärung mit BE-Login ausgefüllt, so sind erfasste Belege jederzeit elektronisch einsehbar.
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Fassung vom 14.07.2020