Lohnausweis bei Arbeitnehmern mit Geschäftswagen - Ermittlung und Deklaration Anteil Aussendienst

Besitzt ein Arbeitnehmer einen Geschäftswagen und arbeitet er vollständig oder teilweise im Aussendienst (bspw. Handelsreisende, Kundenberater, Monteure, bei regelmässiger Erwerbstätigkeit auf Baustellen und Projekte), muss der Arbeitgeber unter Ziffer 15 den prozentmässigen Anteil Aussendienst bescheinigen (RZ 70 der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises bzw. Rentenbescheinigung).

Der prozentmässige Anteil Aussendienst kann entweder effektiv oder pauschal deklariert werden:

1 Effektive Ermittlung des prozentmässigen Anteils Aussendienst

Grundsätzlich ist der prozentuale Anteil Aussendienst eines Arbeitnehmers effektiv zu ermitteln und auf dem Lohnausweis zu deklarieren. Dabei sind nur die Anzahl ganzer bzw. halber Aussendiensttage und nicht die gefahrenen Kilometer zu berücksichtigen.

Da der Lohnausweis eine Urkunde ist, müssen die vom Arbeitgeber bescheinigten Angaben korrekt sein. Der Arbeitgeber kann selbst entscheiden, ob er die effektiven Aussendiensttage beispielsweise via Zeiterfassungssystem oder Spesenabrechnungen ermittelt oder ob er andere geeignete Berechnungsgrundlagen anwendet. Die verwendeten Berechnungsgrundlagen müssen dokumentiert werden, um durch die Steuerverwaltung geprüft werden zu können.

Darüber hinaus bietet die Steuerverwaltung des Kantons Bern den Arbeitgebern das Berechnungstool Fahrtenkontrolle Aussendienst an. Der mit diesem Berechnungstool ermittelte und dokumentierte Anteil Aussendienst (Zahl im roten Feld) kann in Ziffer 15 (Bemerkungen) des Lohnausweises übertragen werden.

Die effektiven Aussendiensttage sind jährlich und für das gesamte Jahr zu ermitteln. Es ist nicht zulässig, monatlich ermittelte Zahlen auf ein ganzes Jahr hochzurechnen oder die im Vorjahr ermittelten Zahlen für die Lohnausweise des Folgejahres zu verwenden.

2 Deklaration des Anteils Aussendienst mit den Pauschalen der ESTV

Wenn die jährliche, genaue Ermittlung des Anteils Aussendienst zu einer übermässigen Belastung für den Arbeitgeber führt, kann der Aussendienst auch anhand der durch die ESTV publizierten Pauschalen deklariert werden (vgl. Beilage zur Mitteilung 15. Juli 2016). Im Lohnausweis ist in diesem Fall unter Ziffer 15 (Bemerkungen) der Vermerk anzubringen: „Anteil Aussendienst XX % pauschal nach Funktions-/Berufsgruppenliste“.

Wird auf die von der ESTV publizierten Pauschalen abgestellt, sind die für das entsprechende Gewerbe vorgesehenen Pauschalen für die gesamte Unternehmung bzw. für einen ganzen Betriebsteil anzuwenden. Es können nicht Funktionen bzw. Berufsgruppen von mehreren Gewerben gemischt werden. Ebenfalls ist es nicht möglich, für einzelne Funktionen andere als die von der ESTV publizierten Pauschalen zu deklarieren.

Trifft die durch den Arbeitgeber im Lohnausweis deklarierte Pauschale für einzelne Arbeitnehmer nicht zu, steht diesen Arbeitnehmern die Möglichkeit offen, im Rahmen ihres ordentlichen Veranlagungsverfahrens bzw. im Rahmen ihrer nachträglichen Überprüfung der Quellensteuer gemäss Art. 137 Abs. 1 DBG den Nachweis über den höheren effektiven Anteil Aussendienst zu erbringen (vgl. TaxInfo Beitrag ).

3 Vorabbescheide der Steuerverwaltung des Kantons Bern

Die Steuerverwaltung des Kantons Bern verzichtet auf individuelle Vorabbescheide für einzelne Arbeitgeber.

Wenn Arbeitgeber keine geeignete Berechnungsgrundlage zur Ermittlung und Dokumentation des Aussendienstanteils ihrer Arbeitnehmer mit Geschäftswagen finden und auch nicht auf die von der ESTV publizierten Pauschalen abstellen können, ist der Anteil Aussendienst mit dem durch die Steuerverwaltung zur Verfügung gestellten Berechnungstool Fahrtenkontrolle Aussendienst zu ermitteln.

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Fassung vom 21.11.2022