Quellensteuerabrechnung

1 Anspruchsberechtigter Kanton

Die Schuldner und Schuldnerinnen der steuerbaren Leistung sind verpflichtet, die Quellensteuerabrechnung periodisch direkt mit der zuständigen Steuerbehörde des anspruchsberechtigten Kantons vorzunehmen.  Als anspruchsberechtigter Kanton gilt:

• Bei quellensteuerpflichtigen Personen mit Ansässigkeit in der Schweiz: der Wohnsitzkanton
• Bei Personen mit Ansässigkeit im Ausland und Wochenaufenthalt in der Schweiz: der Wochenaufenthaltskanton
• Bei Personen mit Ansässigkeit im Ausland ohne Wochenaufenthalt in der Schweiz: der Wohnsitz-, Sitz- oder Betriebsstättekanton des Schuldners oder der Schuldnerin der steuerbaren Leistung
• Bei Künstlerinnen und Künstlern, Sportlerinnen und Sportlern, Referentinnen und Referenten: der Auftrittsortskanton

Als Betriebsstätte gelten insbesondere Zweigniederlassungen und Filialen (massgebend ist der Ort, an welchem die Person in den Betrieb des Arbeitgebenden eingegliedert ist). Bei einem Kantonswechsel ist die Quellensteuer ab dem Folgemonat mit dem neu anspruchsberechtigten Kanton abzurechnen. Im bisherigen Kanton ist ein Austritt und im neuen Kanton ein Eintritt der betroffenen quellensteuerpflichtigen Person zu melden.

Im Kanton Bern können die Abrechnungen elektronisch (BE-Login oder mit dem einheitlichen Lohnmeldeverfahren Quellensteuer [ELM-Quellensteuer]) oder auf Papierformular eingereicht werden. In der Abrechnung ist je eine Abrechnungszeile pro quellensteuerpflichtige Person und pro Monat zu erfassen. Pro Abrechnungszeile ist der Beschäftigungsgrad, das Total des quellensteuerpflichtigen Bruttolohns, der satzbestimmende Lohn, der angewandte Tarif und der Quellensteuerbetrag anzugeben. Die im Bruttolohn enthaltenen aperiodischen Lohnbestandteile sind separat auszuweisen, wenn der satzbestimmende Lohn vom Bruttolohn abweicht (z.B. bei untermonatigem Ein- oder Austritt sowie bei Aufrechnung auf das Gesamtpensum bei mehreren Erwerbstätigkeiten). Die Abrechnung ist auch dann einzureichen, wenn der Bruttolohn vorübergehend CHF 0.- beträgt (z.B. bei unbezahltem Urlaub). Erreichen die steuerbaren Bruttoeinkünfte das Bezugsminimum nicht oder beträgt der Quellensteuerbetrag weniger als CHF 1, sind in der Abrechnung die tatsächlichen Bruttoeinkünfte zu deklarieren und die Quellensteuer mit CHF 0.- anzugeben.

Erfolgt die Quellensteuerabrechnung über das einheitliche Lohnmeldeverfahren Quellensteuer (ELM Quellensteuer), werden die Quellensteuerdaten direkt aus der Lohnbuchhaltung an den anspruchsberechtigten Kanton weitergeleitet.

Weiterführende Informationen zum einheitlichen Lohnmeldeverfahren:

http://www.swissdec.ch

2 Abrechnungsperiode

Die Abrechnungsperiode ergibt sich aufgrund der insgesamt abgezogenen Quellensteuern pro Monat:

• Quellensteuer liegt regelmässig über CHF 3‘000: Monatliche Abrechnung
• Quellensteuer liegt regelmässig unter CHF 3‘000: Quartalsweise Abrechnung
• Quellensteuer liegt regelmässig unter CHF 50: Jährliche Abrechnung

Folgende Besonderheiten sind zu beachten:

• Die Abrechnung der Quellensteuer von Künstlern, Sportlern und Referenten ist innert 30 Tagen nach Ende der Veranstaltung einzureichen.
• Die Abrechnung der Quellensteuer auf Kapitalleistungen ist in jedem Fall monatlich einzureichen.
• Erfolgt die Quellensteuerabrechnung über ELM-Quellensteuer, ist sie in jedem Fall monatlich vorzunehmen.

Eine allfällige Änderung der Abrechnungsperiodizität wird den Schuldnern und Schuldnerinnen der steuerbaren Leistung durch die Steuerverwaltung des Kantons Bern mitgeteilt und überwacht. Bei Missachtung der Abrechnungsfristen oder bei wiederholter Verletzung der Mitwirkungspflichten können Schuldner und Schuldnerinnen der steuerbaren Leistung zur monatlichen Abrechnung verpflichtet werden. 

3 Abrechnungsfristen

Bei elektronischer Abrechnung (BE-Login oder ELM-Quellensteuer) müssen die Daten innerhalb von 30 Tagen nach Ablauf der für die Schuldner und Schuldnerinnen der steuerbaren Leistung geltenden Abrechnungsperiode im System erfasst und übermittelt sein. Mutationen wie Stelleneintritte und -austritte müssen vor der Erfassung der Abrechnung durchgeführt werden.

Abrechnungen in Papierform sind innert 30 Tagen nach Ablauf der für die Schuldner und Schuldnerinnen der steuerbaren Leistung geltenden Abrechnungsperiode bei der Steuerverwaltung des Kantons Bern einzureichen. Unvollständig oder falsch ausgefüllte Formulare können an die Schuldner und Schuldnerinnen der steuerbaren Leistung zur Verbesserung oder Ergänzung retourniert werden und gelten somit als (noch) nicht eingereicht. 

Schuldner und Schuldnerinnen der steuerbaren Leistung, die ihre Abrechnung nicht fristgerecht einreichen, verlieren den Anspruch auf die Bezugsprovision und werden zwei Mal gemahnt. Bei Benutzung von BE-Login wird die erste Mahnung elektronisch übermittelt. Die zweite Mahnung wird eingeschrieben bzw. mit A-Post plus zugestellt und ist gebührenpflichtig (Mahngebühr CHF 60). Wird die Abrechnung auch nach der zweiten Mahnung nicht eingereicht, wird eine Busse verfügt und die Quellensteuer nach Ermessen festgesetzt (Ermessenstaxation Art. 174 StG). Vorbehalten bleibt die Durchführung eines Verfahrens wegen Steuerhinterziehung oder Veruntreuung der Quellensteuer.

4 Rechnung und Verfügung

Nachdem die Daten in Papierform, im BE-Login oder über ELM-Quellensteuer erfasst und übermittelt worden sind und die Abrechnung durch die Steuerverwaltung des Kantons Bern bearbeitet wurde, erhalten die Schuldner und Schuldnerinnen der steuerbaren Leistung eine Rechnung über die abzuliefernde Quellensteuer. Die Bezugsprovision ist darin bereits berücksichtigt. Die Schuldner und Schuldnerinnen der steuerbaren Leistung erhalten eine detaillierte Aufstellung der pro quellensteuerpflichtige Person und Monat geschuldeten Quellensteuer.

Die Rechnung ist ab dem 1. Januar 2021 nicht mehr als Verfügung ausgestaltet. Schuldner und Schuldnerinnen der steuerbaren Leistung, die ab diesem Zeitpunkt mit der in Rechnung gestellten Quellensteuer nicht einverstanden sind, können bis 31. März des Folgejahres eine anfechtbare Verfügung über Bestand und Umfang der Quellensteuerpflicht verlangen. Sie sind bis zum rechtskräftigen Entscheid weiterhin verpflichtet, die Quellensteuern abzuziehen und hierüber mit der zuständigen Steuerbehörde abzurechnen.

5 Ablieferung der Quellensteuer

Nach Erhalt der Rechnung ist die Quellensteuer innert 30 Tagen zu überweisen. Wird die Frist von 30 Tagen nicht eingehalten, haben Schuldner und Schuldnerinnen der steuerbaren Leistung keinen Anspruch auf die Bezugsprovision. Die auf der Rechnung bereits abgezogene Bezugsprovision wird in diesem Fall nachgefordert. Ab dem 31. Tag nach Rechnungsstellung sind zudem Verzugszinsen geschuldet. Dies gilt auch, wenn eine Korrektur oder Einsprache hängig ist und der Schuldner oder die Schuldnerin der steuerbaren Leistung eine neue Rechnungsstellung erwartet.

6 Bereinigung allfälliger Differenzen

Schuldner und Schuldnerinnen der steuerbaren Leistung können Korrekturen der abrechnungsrelevanten Daten bis 31. März des Folgejahres bei der Steuerverwaltung des Kantons Bern einreichen. Diese prüft, ob eine Korrekturabrechnung zu erstellen und eine neue Rechnung über die geschuldeten Quellensteuern zu erlassen ist. Nach dem 31. März des Folgejahres dürfen Korrekturen nur noch nach Rücksprache mit der Steuerverwaltung des Kantons Bern und mit deren ausdrücklichen Genehmigung vorgenommen werden.

Wurden zu viel Quellensteuern abgezogen, muss der Schuldner oder die Schuldnerin der steuerbaren Leistung die Differenz der quellensteuerpflichtigen Person zurückerstatten. Wurde zu wenig Quellensteuer abgezogen, kann der Schuldner oder die Schuldnerin der steuerbaren Leistung die Differenz bei der quellensteuerpflichtigen Person nachfordern. Der Rückforderungsanspruch ist privatrechtlicher Natur und muss auf dem zivilrechtlichen Weg geltend gemacht werden

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Fassung vom 23.12.2020