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Spesen

1 Spesenbegriff

Spesenvergütungen sind vom Arbeitgeber/von der Arbeitgeberin ausgerichtete Entschädigungen für Auslagen, die dem Arbeitnehmer/der Arbeitnehmerin im Rahmen der dienstlichen Tätigkeit, beispielsweise auf Geschäftsreisen, entstanden sind. Keine Spesenvergütungen hingegen sind Entschädigungen des Arbeitgebers, welche Auslagen der Arbeitnehmenden abdecken, die vor oder nach der eigentlichen Arbeitstätigkeit anfallen. Solche Entschädigungen sind stets zum Bruttolohn zu addieren. Die Arbeitnehmenden können die damit zusammenhängenden Auslagen allenfalls in der Steuererklärung als  Berufskosten abziehen.


1.1 Effektive Spesen 

Spesen werden grundsätzlich effektiv nach dem tatsächlich angefallenen Aufwand und gegen Originalbeleg vergütet. Dabei genügt es, wenn die Bedingungen gemäss Randziffer 52 der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises eingehalten werden.

Effektive Spesen sind im Lohnausweis unter Ziffer 13.1 zu deklarieren. Werden nur Spesen auf effektiver Basis für Verpflegung, Reise, Unterkunft geleistet, ist ein Kreuz im Feld 13.1.1 ausreichend.

1.2 Pauschalspesen

Operativ tätigen Inhabern oder Aktionären eines Unternehmens, Geschäftsleitungsmitgliedern und leitenden Angestellten erwachsen im Rahmen ihrer geschäftlichen Tätigkeit Auslagen für die Repräsentation sowie die Akquisition von neuen Kundinnen und Kunden bzw. die Pflege von bestehenden Kundenbeziehungen. Das Sammeln und die Abrechnung der Belege für Repräsentations- und Kleinauslagen ist aufwändig. Aus Gründen einer rationellen Abwicklung kann daher diesen Unternehmerinnen und Unternehmern resp. diesen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine pauschale Spesenentschädigung ausgerichtet werden.

Hierbei gilt es zu beachten: Die als Pauschalspesen ausgerichtete Entschädigung muss in etwa den effektiven Kosten entsprechen, die diesen Unternehmerinnen und Unternehmern bzw. Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Rahmen ihrer Repräsentationsaufgaben und Kundenpflege anfallen. Die Steuerverwaltung kann im Veranlagungsverfahren der Unternehmung bzw. ihrer Mitarbeitenden die Höhe der ausgerichteten Pauschalspesen jährlich überprüfen.

Mit der Pauschalentschädigung sind sämtliche Kleinausgaben bis zur Höhe von CHF 50 bzw. bei grösseren Pauschalspesen bis zur Höhe von CHF 100 pro Ereignis abgegolten. Empfängerinnen und Empfänger von Pauschalspesen können somit keine weiteren Kleinausgaben bis CHF 50 bzw. CHF 100 abrechnen. Dabei gilt jede Ausgabe als einzelnes Ereignis. Verschiedene zeitlich gestaffelte Ausgaben können somit auch dann nicht zusammengezählt werden, wenn sie im Rahmen eines einzigen Geschäftsauftrages, beispielsweise anlässlich einer Geschäftsreise, anfallen (Kumulationsverbot).

Sofern ein Arbeitnehmer/eine Arbeitnehmerin das eigene Privatfahrzeug häufig geschäftlich nutzt (mehrere tausend Kilometer pro Jahr), ist die Auszahlung von pauschalen Autospesen möglich. Die Spesenpauschale muss in etwa den effektiven Auslagen entsprechen.

2 Genehmigung von Spesenreglementen und Spesenvereinbarungen

Mittlere und grössere Unternehmen mit mindestens zehn Empfängerinnen und Empfängern von Pauschalspesen haben die Möglichkeit, ein Spesenreglement genehmigen zu lassen Genehmigung von Spesenreglementen

Unternehmen mit weniger als zehn Empfängerinnen und Empfängern von Pauschalspesen können kein Spesenreglement genehmigen lassen. Sie haben jedoch die Möglichkeit, die Pauschalentschädigungen im Rahmen des Veranlagungsverfahrens mit der für die Veranlagung zuständigen Region (Adressen) bzw. der Abteilung Juristische Personen der Steuerverwaltung des Kantons Bern in einer sogenannten Spesenvereinbarung festlegen (Abschluss einer Spesenvereinbarung).

3 Deklarationspflichten

Im Lohnausweis sind sämtliche während des Arbeitsverhältnisses ausgerichteten Leistungen an die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aufzulisten. Die Bescheinigungspflicht umfasst auch die Spesenvergütungen (vgl. Wegleitung zum Lohnausweis, Randziffer 49). Dazu gehört insbesondere auch der Betrag der pauschalen Spesenvergütungen (Ziffer 13.2 des Lohnausweises).

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Fassung vom 07.12.2020

 

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