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Certificat de salaire des salariés disposant d'une voiture de service - calcul et déclaration de la part de travail en service externe

Lorsqu'une personne qui travaille à temps plein ou partiel en service externe (ex: représentant de commerce, conseiller clientèle, installateur, activité régulière sur des chantiers et projets) dispose d'une voiture de service, le pourcentage de temps qu'elle passe en service externe doit être déclaré sous chiffre 15 de son certificat de salaire (cf. Cm 70 du guide d'établissement du certificat de salaire et de l'attestation de rentes).

Ce pourcentage peut être déclaré à raison du temps effectif ou de manière forfaitaire.

1 Calcul de la part effective

Le pourcentage de temps de travail qu'une personne passe en service externe doit en principe être calculé et déclaré sur le certificat de salaire à raison du temps effectif. Il doit être calculé sur la base du nombre de demi-journées ou journées entières passées en service externe, et non en fonction des kilomètres parcourus.

Comme le certificat de salaire est un document officiel, les déclarations qui y figurent doivent refléter la réalité. L'employeur est libre de choisir par quel moyen il compte les jours effectifs passés en service externe (ex: système d'enregistrement du temps de travail, notes de frais ou autre moyen approprié) et doit le documenter, afin que l'Intendance des impôts puisse le contrôler.

En outre, l'Intendance des impôts du canton de Berne met l'outil de calcul Contrôle des trajets en service externe à la disposition des employeurs. Il suffit alors de reporter la part de travail en service externe calculée (chiffre figurant dans la cellule de couleur rouge) et documentée au moyen de cet outil sous chiffre 15 (Observations) du certificat de salaire.

Il faut calculer chaque année le nombre effectif de jours passés sur l'année en service externe. Il ne faut pas le calculer en ramenant le nombre de jours mensuels à son équivalent annuel, ni reporter le chiffre de l'année précédente sur le certificat de salaire de l'année considérée.

2 Déclaration de la part à raison des forfaits de l'AFC

Lorsqu'il est trop fastidieux pour l'employeur de calculer la part exacte que ses employés passent en service externe sur l'année, il est possible de déclarer cette part à raison des forfaits publiés par l'AFC (cf. Annexe à la communication de l'AFC du 15 juillet 2016). Dans ce cas, l'employeur doit inscrire la mention «Part de service externe de XX %, déterminée de manière forfaitaire selon la liste des fonctions et catégories de métiers».

Les employeurs doivent utiliser les forfaits publiés par l'AFC qui correspondent à leur branche d'activité. Ces forfaits s'appliquent alors à tout le personnel de l'entreprise ou d'une partie d'exploitation. Il ne faut pas mélanger les fonctions ou catégories de métiers de diverses branches d'activité. Il ne faut pas non plus appliquer à certaines fonctions particulières des forfaits qui ne correspondent pas à ceux publiés par l'AFC.

Si le forfait déclaré dans le certificat de salaire de certains employés ne correspond pas à la réalité, les personnes concernées ont la possibilité d'apporter la preuve que la part effective de leur temps de travail en service externe est plus importante; cette démarche doit être effectuée dans le cadre de la procédure de taxation ordinaire ou du contrôle après-coup de l'impôt à la source conformément à la procédure visée à l'article 137 al. 1 LIFD (cf. article TaxInfo Voiture de service fournie dans le cadre d'une activité salariée).

3 Solutions spécifiques de l'Intendance des impôts du canton de Berne

L'Intendance des impôts du canton de Berne ne signe aucune solution spécifique en la matière avec les employeurs.

Ceux qui ne trouvent aucun moyen approprié pour calculer la part de travail en service externe à déclarer et qui ne peuvent pas non plus utiliser les forfaits publiés par l'AFC doivent établir cette part en utilisant l'outil de calcul Contrôle des trajets en service externe mis à leur disposition par l'Intendance des impôts.

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Version du 17.02.2017 

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