Crise du coronavirus - conséquences sur les certificats de salaire

1 Introduction

La crise du coronavirus et les mesures gouvernementales fédérales et cantonales ont de larges incidences sur le monde du travail. Cet article explique comment en tenir compte lors de l'établissement des certificats de salaires. Sauf indication contraire explicite, ces explications sont valables durant la situation particulière due à la pandémie de COVID des années fiscales 2020 et 2021. La situation s’est largement normalisée en début d’année. Pour l’année fiscale 2022, les règles ordinaires s’appliquent à nouveau, sous réserve d’une réévaluation en raison de mesures futures prises par la Confédération.

Informations complémentaires sur les incidences de la crise liée au coronavirus en matière d'imposition: Crise du coronavirus - incidences en matière d'imposition

2 Voiture de service (case F cochée)

La crise sanitaire n'appelle aucune pratique particulière sur ce point. Comme d'habitude, il faut imputer chaque mois une part privée aux personnes disposant d'une voiture de service (chiffre 2.2 du certificat de salaire). Cette part privée représente la valeur de l'avantage que constitue, pour ces personnes, la possibilité d'utiliser une voiture de service pour leur usage personnel. Elle ne couvre pas les trajets entre leur domicile et leur lieu de travail. Qu'elles aient travaillé au bureau ou à domicile, ces personnes bénéficient donc de cet avantage appréciable en argent même si elles ont temporairement travaillé en horaire réduit, voire pas du tout, pour cause de chômage partiel.

Il faut en outre comme d'habitude cocher la case F dans leur certificat de salaire.

Au chiffre 15 du certificat de salaire, il faut indiquer le nombre de jours travaillés en service externe, sachant que les jours de travail à domicile ou de chômage partiel en font partie si la personne ne s'est pas rendue à son bureau ces jours-là (communication-002-D-2016-f du 15 juillet 2016). Si l'employeur déclare au forfait le pourcentage de temps consacré au service externe, en se conformant aux valeurs empiriques publiées par l'AFC, l'employé-e pourra apporter la preuve en procédure de taxation que ce pourcentage s'est révélé supérieur en raison du télétravail.

p. ex. : «part d'activité en service externe 67% (service externe, télétravail et chômage partiel)»

3 Repas à des conditions avantageuses (case G cochée)

Il faut cocher la case G du certificat de salaire des employé-e-s qui bénéficient de chèques-repas, d'une allocation pour frais de repas couvrant au moins la moitié de leurs jours de travail, ou d'une cantine aux tarifs avantageux. L'employeur doit cocher la case G même si cette cantine a fermé temporairement. Les employé-e-s qui ont dû engager des frais supplémentaires en raison de cette fermeture provisoire pourront faire valoir ce surcroît de dépenses en procédure de taxation, en fournissant les justificatifs correspondants.

4 Pension et logement (chiffre 2.1)

Au chiffre 2.1 du certificat de salaire, il faut déclarer la valeur de l'avantage dont bénéficie une personne du fait que son employeur couvre ses frais de repas et de logement. Cette valeur doit être calculée en fonction du nombre de jours où la personne a effectivement travaillé. Il ne faut rien compter pour les jours où elle n'a pas dû passer la nuit à l'hôtel, ni prendre de repas au restaurant parce qu'elle était au chômage partiel ou en télétravail.

5 Indemnités de chômage partiel (chiffre 7)

Il faut déclarer les indemnités de chômage partiel au chiffre 7 du certificat de salaire, même si l'employeur a maintenu le salaire complet.

Exemple: une personne touche un salaire mensuel de 8000 francs. Son employeur la met au chômage partiel à raison de 50% de son temps de travail et reçoit une indemnité de chômage partiel de 3200 francs pour son employé-e. Dans le certificat de salaire de cette personne, il faut déclarer l'indemnité de chômage partiel de 3200 francs au chiffre 7 et un salaire de 4800 francs au chiffre 1. Il faut en outre indiquer, au champ «Observations» (chiffre 15), le nombre de jours d'indemnisation de la perte de gain.

S'il est impossible de remplir le chiffre 7 du certificat de salaire (parce que le logiciel de gestion des salaires ne le permet pas par exemple), vous pouvez le laisser vierge, à condition d'indiquer au chiffre 15 les jours de chômage partiel indemnisés (et si possible le pourcentage de la réduction du temps de travail).

Exemple: si vos employés ont travaillé uniquement le matin pendant 30 jours et que vous avez reçu une indemnité de chômage partiel pour cette période, inscrivez la mention suivante au chiffre 15: «30 jours de chômage partiel à raison de 50% (travail la moitié du temps).

6 Allocations pour frais (chiffres 13 / 15)

Si le temps de travail en service externe a fluctué sur de courtes périodes, il ne faut pas en tenir compte si le règlement des remboursements de frais avait déjà été agréé. Les allocations forfaitaires couvrant les frais de représentation ou d'utilisation de la voiture personnelle pour des besoins professionnels seront donc acceptées au titre de défraiement, même dans le cas où la personne a travaillé à domicile en raison du coronavirus. Leur montant doit être déclaré aux chiffres 13.2.1 (frais de représentation) ou 13.2.2 (frais de voiture) du certificat de salaire. En cas de chômage partiel, l'allocation pour frais est maintenue si la période de chômage partiel est inférieure ou égale à 3 mois. En revanche, si cette période est supérieure à 3 mois, l'allocation pour frais doit être réduite proportionnellement à la réduction de l'horaire travail. Le règlement des remboursements de frais agréé doit être signalé au chiffre 15.

Un complément d'allocation pour frais versé en raison de la crise sanitaire (p. ex. pour le recours au télétravail, etc.) sera exceptionnellement accepté au titre de défraiement pour les années fiscales 2020 et 2021, dans la limite de 600 francs par année fiscale, même sans règlement des remboursements de frais agréé, car on estime que la crise sanitaire et les nouvelles conditions de travail peuvent avoir été source de frais supplémentaires (p. ex. frais d'électricité et d'équipement pour le travail à domicile, etc.). Si cette allocation est forfaitaire, elle couvre l'intégralité des frais inhérents à la crise (impossible d'en faire valoir d'autres). Le montant de cette allocation forfaitaire doit être déclaré au chiffre 13.2.3 du certificat de salaire, accompagné de la mention «indemnisation des frais liés à la crise du coronavirus». En outre, il faut indiquer la nature de cette indemnisation au champ «Observations» (chiffre 15; p. ex. «Indemnisation pour 3 mois de télétravail en raison du coronavirus»).

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Version du 2.8.2022