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Agrément de règlements des remboursements de frais

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Jusqu'à l'année fiscale 2021, l'utilisation privée d'un véhicule d'entreprise (hors trajets domicile/lieu de travail) constitue du salaire imposable à raison de 0,8 pour cent du prix d'achat du véhicule par mois (9,6% par an). A partir de l'année fiscale 2022, elle devient imposable à raison d'un forfait comprenant aussi les frais de trajet entre le domicile et le lieu de travail, et ce, dans le cadre de l'imposition cantonale et communale mais aussi de l'imposition fédérale. Cela évite d'avoir à faire des calculs fastidieux pour établir la valeur fiscale des frais de trajet entre le domicile et le lieu de travail avec un véhicule d'entreprise et de vérifier en plus si cette valeur correspond à la déduction fiscale maximale des frais de déplacement.

A partir de 2022, les employeurs doivent déclarer le forfait mensuel de 0,9 pour cent du prix d'achat du véhicule sur les certificats de salaire de leurs employés concernés. En outre, ils ne sont plus tenus d'y déclarer la part d'activité en service externe.

Les entreprises n'ont pas besoin de modifier leurs règlements des remboursements de frais; cette nouvelle réglementation légale s'applique directement.

Informations complémentaires:

1 Conditions générales

Les moyennes et grandes entreprises qui versent des allocations forfaitaires pour frais à dix personnes au moins peuvent faire agréer un règlement des remboursements de frais par l'Intendance des impôts. Cela suppose toutefois qu'elles indemnisent les frais au-delà des limites fixées au paragraphe 52 du guide d'établissement du certificat de salaire ou qu'elles versent des allocations forfaitaires pour frais.

Les entreprises qui versent des allocations forfaitaires pour frais à moins de dix personnes peuvent réglementer le montant de leurs allocations en concertation avec l'Intendance des impôts en concluant des conventions de défraiement pour chacun des bénéficiaires domiciliés dans le canton de Berne.

Cet article porte sur l'agrément d'un règlement des remboursements de frais. Pour obtenir des informations sur les conventions de défraiement, consultez l'article Conclusion d'une convention de défraiement . Les allocations forfaitaires pour frais sont contrôlées et fixées selon les mêmes critères, qu'elles soient agrées par règlement ou par convention (cf. l'article Défraiement).

2 Forme et contenu d'un règlement des remboursements de frais

Tout règlement des remboursements de frais doit être établi sur la base du règlement type des remboursements de frais et reprendre les éléments qui y figurent. Lisez attentivement la première page du règlement type; elle contient des informations importantes.

3 Demande d'agrément de règlements des remboursements de frais

L'Intendance des impôts du canton de Berne agrée les règlements de remboursements de frais d'entreprises dont le siège est dans le canton de Berne et qui versent des allocations forfaitaires pour frais à dix personnes au moins.

Informations et documents à joindre à toute demande d'agrément

  • un exemplaire du règlement des remboursements de frais à agréer
  • la liste des bénéficiaires d'allocations forfaitaires pour frais dûment complétée pour tous les postes couverts par le règlement (postes d'administrateur, de commerciaux [service externe), de cadres, etc.) avec:
    • les fonctions qui perçoivent des allocations forfaitaires pour frais
    • la justification pour laquelle la fonction concernée donne droit à des allocations forfaitaires pour frais (activité de représentation ou d’acquisition)
    • le nombre de bénéficiaires par poste
    • le nombre de jours par mois que ces personnes passent à l'extérieur de l'entreprise pour exercer leurs fonctions de représentation et de prospection
    • le nombre d’occasions de débours ainsi que le montant moyen des faibles débours (pour de menues dépenses ≤ 50 CHF) survenant en moyenne chaque jour travaillé à l’extérieur dans l’exercice de fonctions de représentation et de prospection
    • le salaire brut moyen (chiffre 8 du certificat de salaire)
    • le nombre de kilomètres que ces personnes parcourent en moyenne chaque mois pour le compte de l'entreprise (dans un rayon de 30 km)

Il n’est pas nécessaire de fournir des justificatifs tels que des certificats de salaire, des extraits de calendrier ou des quittances de menues dépenses. Veuillez toutefois les tenir à disposition. 

Tout demande d'agrément doit être envoyée soit par courriel à

spesenreglement.sv@be.ch

soit par courrier à

Intendance des impôts du canton de Berne
Secteur Droit et coordination
Case postale
3001 Berne

4 Pratique concernant la fixation des allocations forfaitaires pour frais 

Des allocations forfaitaires pour frais peuvent uniquement être accordées pour les fonctions qui, en raison d’une activité de représentation et prospection ou de déplacement importante, entraînent une multitude de menues dépenses. Pour la fixation des allocations forfaitaires pour frais, nous nous basons en principe sur les indications concernant votre activité de représentation et la survenance de frais forfaitaires. Les allocations forfaitaires pour frais sont dans tous les cas limitées à 5% maximum du salaire brut (chiffre 8 du certificat de salaire) des bénéficiaires d'allocations forfaitaires pour frais. Aucune allocation forfaitaire pour frais dépassant le montant de 24 000 francs par an n’est accordée.

Vérifiez à l’aide du simulateur d’allocations forfaitaires pour frais avant de déposer la demande d'agrément si les allocations forfaitaires pour frais que vous avez demandées pourront vraisemblablement être accordées.

5 Procédure d'agrément 

Avant de délivrer l'agrément, l'Intendance des impôts demande à l'entreprise de signer une déclaration par laquelle elle certifie

  • qu'elle ne verse aucune autre indemnité que celles qui sont prévues dans son règlement des remboursements de frais et qu'elle déclare dans les certificats de salaire;
  • que les indemnités fixées dans son règlement couvrent l'intégralité des dépenses devant être remboursées aux membres du personnel conformément aux articles 327 ss CO;
  • qu'elle demandera aux autorités fiscales d'agréer les modifications qu'elle pourrait apporter à son règlement avant de les appliquer.

6 Déclaration des indemnités pour frais après agrément du règlement

Toute entreprise disposant d'un règlement des remboursements de frais agréé doit inscrire la mention suivante au chiffre 15 des certificats de salaire qu'elle établit: «Règlement des remboursements de frais agréé par l'Intendance des impôts du canton de Berne le JJ.MM.AAAA».

Elle doit déclarer le montant de l'allocation forfaitaire pour frais au chiffre 13.2 du certificat de salaire des personnes bénéficiaires. En outre, elle doit établir la liste de ces personnes, avec leur nom, prénom, domicile, poste (correspondant à l'un de ceux définis dans le règlement), numéro AVS, taux d'occupation, salaire brut (bonus compris) et allocation forfaitaire versée et l'adresser chaque année par courriel ou par la poste à l'Intendance des impôts (cf. adresses ci-dessus). Elle doit déclarer les allocations forfaitaires sur le formulaire de déclaration annuelle ou tout autre document contenant les informations à fournir sur ce formulaire.

7 Effet et limites d'un règlement des remboursements de frais

Tout règlement des remboursements de frais agréé par le canton du siège d'une entreprise est en principe reconnu par les autres administrations fiscales cantonales. L'Intendance des impôts reconnaît donc les allocations forfaitaires pour frais conformes à ces règlements comme des charges justifiées par l'usage commercial pour l'entreprise et comme des défraiements pour ses salariés assujettis à l'impôt dans le canton de Berne, sans qu'il soit nécessaire d'en fournir les justificatifs.

Toute modification du règlement doit être soumise à l'Intendance des impôts pour agrément avant d'être appliquée. Cela concerne notamment des changements du champ d’activité de fonctions ou l’ajout de nouvelles fonctions qui donnent droit à des allocations forfaitaires pour frais.

L'Intendance des impôts se réserve en outre le droit de contrôler périodiquement si les règlements et les allocations forfaitaires pour frais sont adéquates et conformes à la pratique. Elle procède à ce contrôle au plus tard dans les cinq ans suivant l'agrément.

Les dispositions légales entrées en vigueur après l'agrément d'un règlement l'emportent sur toute clause règlementaire contraire.

L'Intendance des impôts se réserve le droit de révoquer le règlement d'une entreprise qui ne remplit pas son obligation de déclarer les bénéficiaires d'allocations forfaitaires pour frais.

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Version du 21.11.2022

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