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Conclusion d'une convention de défraiement

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Jusqu'à l'année fiscale 2021, l'utilisation privée d'un véhicule d'entreprise (hors trajets domicile/lieu de travail) constitue du salaire imposable à raison de 0,8 pour cent du prix d'achat du véhicule par mois (9,6% par an). A partir de l'année fiscale 2022, elle devient imposable à raison d'un forfait comprenant aussi les frais de trajet entre le domicile et le lieu de travail, et ce, dans le cadre de l'imposition cantonale et communale mais aussi de l'imposition fédérale. Cela évite d'avoir à faire des calculs fastidieux pour établir la valeur fiscale des frais de trajet entre le domicile et le lieu de travail avec un véhicule d'entreprise et de vérifier en plus si cette valeur correspond à la déduction fiscale maximale des frais de déplacement.

A partir de 2022, les employeurs doivent déclarer le forfait mensuel de 0,9 pour cent du prix d'achat du véhicule sur les certificats de salaire de leurs employés concernés. En outre, ils ne sont plus tenus d'y déclarer la part d'activité en service externe.

Les entreprises n'ont pas besoin de modifier leurs règlements des remboursements de frais; cette nouvelle réglementation légale s'applique directement.

Informations complémentaires:

1 Conditions générales

Les moyennes et grandes entreprises qui versent des allocations forfaitaires pour frais à dix personnes au moins peuvent faire agréer un règlement des remboursements de frais par l'Intendance des impôts. Cela suppose toutefois qu'elles indemnisent les frais au-delà des limites fixées au paragraphe 52 du guide d'établissement du certificat de salaire ou qu'elles versent des allocations forfaitaires pour frais.

Les entreprises qui versent des allocations forfaitaires pour frais à moins de dix personnes peuvent réglementer le montant de leurs allocations en concertation avec l'Intendance des impôts en concluant des conventions de défraiement pour chacun des bénéficiaires domiciliés dans le canton de Berne.

Cet article porte sur la conclusion d'une convention de défraiement. Pour obtenir des informations sur l'agrément d'un règlement des remboursements de frais, consulter l'article Agrément de règlements des remboursements de frais. Les allocations forfaitaires pour frais sont fixées et contrôlées selon les mêmes critères, qu'elles soient agréées par règlement ou par convention (cf. article Défraiement).

2 Règlementation générale des défraiements

Toute entreprise doit réglementer son mode de défraiement sur la base du règlement type des remboursements de frais et dans le respect des principes d'indemnisation des frais énoncés au paragraphe 52 du guide d'établissement du certificat de salaire. Elle n'a pas besoin de faire agréer cette règlementation (dite règlement de base; Règlement de base type). Les allocations forfaitaires pour frais doivent être fixées séparément, dans une convention de défraiement.

3 Conclusion d'une convention de défraiement

L'Intendance des impôts, plus précisément la région correspondante (adresses) ou la section Personnes morales dont relèvent les entreprises, concluent des conventions de défraiement avec les entreprises dont le siège est dans le canton de Berne sur la base de la convention type. Ces conventions valent pour les personnes assujetties à l'impôt dans le canton de Berne qui reçoivent des allocations forfaitaires pour frais.

Informations et documents à joindre à toute demande de convention de défraiement:

  • le descriptif exact de leur poste
  • la description de leurs fonctions de représentation et de prospection

  • les lieux où sont engagées de menues dépenses et la nature de ces dépenses

  • le nombre de jours par mois que ces personnes passent à l'extérieur de l'entreprise pour exercer leurs fonctions de représentation et de prospection

  • le nombre d'occasions de débours (pour de menues dépenses ≤ 50 CHF) survenant en moyenne chaque jour dans l'exercice de fonctions de représentation et de prospection
  • le nombre de kilomètres que ces personnes parcourent en moyenne chaque mois pour le compte de l'entreprise (dans un rayon de 30 km).

Tout demande de convention doit être envoyée par courriel ou par la poste à la région chargée de la taxation de l'entreprise ou à la section Personnes morales selon le cas.

4 Obligations de déclaration

Les allocations forfaitaires pour frais doivent être déclarées dans le certificat de salaire telles qu'elles ont été fixées dans la convention de défraiement. Il n'est pas nécessaire d'inscrire une remarque au chiffre 15 du certificat de salaire. La convention de défraiement est enregistrée directement dans le dossier fiscal des salariés domiciliés dans le canton de Berne auxquelles elle se rapporte.

5 Effet et limites de la convention de défraiement

L'Intendance des impôts du canton de Berne reconnaît les allocations forfaitaires pour frais conformes aux clauses d'une convention de défraiement comme des charges justifiées par l'usage commercial pour l'entreprise et comme des indemnités pour frais pour les salariés assujettis à l'impôt dans le canton de Berne.

Toute modification de la convention de défraiement, en particulier les changements portant sur les bénéficiaires d'allocations forfaitaires pour frais, doit être soumise à l'Intendance des impôts pour approbation avant d'être appliquée.

L'Intendance des impôts se réserve en outre le droit de contrôler périodiquement si les allocations forfaitaires pour frais convenues sont adéquates et conformes à la pratique. Elle procède à ce contrôle dans le cadre d'une expertise des comptes, au plus tard dans les cinq ans suivant la signature de la convention.

Les dispositions légales entrées en vigueur après la conclusion d'une convention de défraiement l'emportent sur toute clause conventionnelle contraire.

L'Intendance des impôts se réserve le droit de révoquer la convention de défraiement conclue avec une entreprise qui ne remplit pas son obligation de déclarer en établissant les certificats de salaires.

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Version du 22.4.2022

 

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