Ab 1. Januar 2026 kann ein Unternehmen die Spesen für die geschäftlich gefahrenen Kilometer mit einem Privatfahrzeug mit max. 75 Rp. pro Kilometer entschädigen (bis 31.12.2025: 70 Rp.). Sofern das Unternehmen über ein Spesenreglement verfügt, das der Kanton Bern genehmigt hat, darf das Unternehmen die Entschädigung pro geschäftlich gefahrenen Kilometer auf 75 Rp. pro Kilometer anheben, ohne das Spesenreglement neu genehmigen zu lassen.
Pauschale Fahrzeugspesen für die geschäftliche Nutzung des Privatfahrzeugs werden nicht angepasst.
Unverändert gilt seit 2022 für die private Nutzung des Geschäftsfahrzeugs ein Privatanteil von 0.9% des Kaufpreises pro Monat als Lohnbestandteil. Sofern in Ihrem Spesenreglement noch 0.8% vermerkt sind, ist aufgrund der Änderung der Verordnung seit 2022 auch Ihr Unternehmen verpflichtet, den Privatanteil von 0.9% anzuwenden. Es besteht keine Notwendigkeit deshalb das Spesenreglement anzupassen.
1 Allgemeine Voraussetzungen
Die Steuerverwaltung bietet mittleren und grösseren Unternehmen mit mindestens zehn Empfängerinnen und Empfängern von Pauschalspesen die Möglichkeit, ein Spesenreglement genehmigen zu lassen. Dies bedingt aber, dass der Auslagenersatz über die in Randziffer 52 der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises festgehaltenen Grenzen hinausgeht oder Pauschalspesen ausgerichtet werden.
Unternehmen, welche über weniger als 10 Empfängerinnen und Empfänger von Pauschalspesen verfügen, können für die Spesenempfänger mit Wohnsitz im Kanton Bern individuelle Spesenvereinbarungen abschliessen, um die Höhe der Pauschalspesen mit der Steuerverwaltung zu regeln.
Dieser Beitrag regelt den Abschluss einer Spesenvereinbarung. Davon zu unterscheiden ist die Genehmigung von Spesenreglementen.
TaxInfo-Beitrag: Genehmigung von Spesenreglementen
Für die Überprüfung und Festsetzung der Pauschalspesen gelten sowohl bei der Genehmigung eines Spesenreglements als auch der Festsetzung einer Spesenvereinbarung die gleichen Kriterien.
TaxInfo-Beitrag: Spesen
2 Allgemeine Regelung der Spesen
Für die Regelung der allgemeinen Spesen muss sich das Unternehmen an das Musterspesenreglement und die Grundsätze für die Spesenvergütung in Randziffer 52 der Wegleitung zum Lohnausweis halten. Eine solche Regelung (sog. Basisreglement) bedarf keiner Genehmigung Basis-Musterspesenreglement. Pauschalspesen werden in der Spesenvereinbarung separat geregelt.
3 Abschluss einer Spesenvereinbarung
Die für die Veranlagung zuständigen Regionen (Adressen) resp. die Abteilung Juristische Personen der Steuerverwaltung des Kantons Bern schliessen Spesenvereinbarungen Vorlage Word-Spesenvereinbarung mit Unternehmen mit Sitz im Kanton Bern ab. Diese gelten für deren Empfängerinnen und Empfänger von Pauschalspesen, sofern diese im Kanton Bern steuerpflichtig sind.
Senden Sie uns für den Abschluss der Spesenvereinbarungen die folgenden Informationen zu:
Die ausgefüllte Tabelle Vorlage Liste Pauschalspesenempfänger - Antrag Pauschalspesen für jede Person, an die Pauschalspesen ausgerichtet werden:
Nennung der Funktionen, die Pauschalspesen erhalten
Begründung, weshalb die jeweilige Funktion für Pauschalspesen berechtigt (Repräsentations- bzw. Akquisitionstätigkeit)
Anzahl Tage pro Monat, an denen sie für das Unternehmen extern unterwegs sind und Repräsentations- und Akquisitionsaufgaben wahrnehmen
Anzahl Spesenereignisse sowie Höhe des durchschnittlichen Kleinspesenereignisses (für Kleinauslagen bis CHF 50), die für Repräsentation und Akquisition pro externer Tag durchschnittlich anfallen
Angaben über den durchschnittlichen Bruttolohn (Ziffer 8 des Lohnausweises) der letzten drei Jahre
Anzahl Kilometer pro Monat, die sie durchschnittlich für das Unternehmen im Ortsrayon (Radius 30 km) fahren.
Die Informationen sind direkt an die für die Veranlagung zuständige Region resp. Abteilung Juristische Person zu senden.
4 Deklarationspflichten
Die Pauschalspesen sind gemäss Spesenvereinbarung im Lohnausweis zu deklarieren. Es ist keine Bemerkung in Ziffer 15 des Lohnausweises anzubringen. Die Spesenvereinbarung wird direkt im Steuerdossier der betroffenen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer mit Wohnsitz im Kanton Bern hinterlegt.
5 Wirkung und Grenzen einer genehmigten Spesenvereinbarung
Pauschalspesen, welche in Einklang mit einer Spesenvereinbarung ausgerichtet werden, werden von der Steuerverwaltung des Kantons Bern ohne Beleg sowohl als geschäftsmässig begründeter Aufwand bei der Unternehmung, als auch als Spesenersatz bei den im Kanton Bern steuerpflichtigen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern anerkannt.
Jede Änderung der Spesenvereinbarung, insbesondere Änderungen der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, welche Pauschalspesen erhalten, sind vor der Anwendung von der Steuerverwaltung genehmigen zu lassen.
Die Steuerverwaltung behält sich zudem vor, die vereinbarten Pauschalspesen periodisch, insbesondere im Rahmen einer Buchprüfung, spätestens nach fünf Jahren, auf die aktuelle Praxis sowie die Angemessenheit zu überprüfen.
Gesetzliche Bestimmungen, die nach dem Abschluss einer Spesenvereinbarung in Kraft treten und dieser zuwider laufen, gehen der Spesenvereinbarung vor.
Kommt der Arbeitgeber/die Arbeitgeberin seiner/ihrer Bescheinigungspflicht im Lohnausweis nicht nach, behält sich die Steuerverwaltung das Recht vor, die Spesenvereinbarung aufzuheben.
Fassung vom Dec 17, 2025