Ab 1. Januar 2026 kann ein Unternehmen die Spesen für die geschäftlich gefahrenen Kilometer mit einem Privatfahrzeug mit max. 75 Rp. pro Kilometer entschädigen (bis 31.12.2025: 70 Rp.). Sofern das Unternehmen über ein Spesenreglement verfügt, das der Kanton Bern genehmigt hat, darf das Unternehmen die Entschädigung pro geschäftlich gefahrenen Kilometer auf 75 Rp. pro Kilometer anheben, ohne das Spesenreglement neu genehmigen zu lassen.
Pauschale Fahrzeugspesen für die geschäftliche Nutzung des Privatfahrzeugs werden nicht angepasst.
Unverändert gilt seit 2022 für die private Nutzung des Geschäftsfahrzeugs ein Privatanteil von 0.9% des Kaufpreises pro Monat als Lohnbestandteil. Sofern in Ihrem Spesenreglement noch 0.8% vermerkt sind, ist aufgrund der Änderung der Verordnung seit 2022 auch Ihr Unternehmen verpflichtet, den Privatanteil von 0.9% anzuwenden. Es besteht keine Notwendigkeit deshalb das Spesenreglement anzupassen.
1 Allgemeine Voraussetzungen
Die Steuerverwaltung bietet mittleren und grösseren Unternehmen mit mindestens zehn Empfängerinnen und Empfängern von Pauschalspesen die Möglichkeit, ein Spesenreglement genehmigen zu lassen.
Unternehmen mit weniger als zehn Empfängerinnen und Empfängern von Pauschalspesen, können für die Spesenempfänger mit Wohnsitz im Kanton Bern mit der Steuerverwaltung individuelle Spesenvereinbarungen für die Höhe der Pauschalspesen abschliessen.
Dieser Beitrag regelt die Genehmigung eines Spesenreglements. Davon zu unterscheiden ist der Abschluss einer Spesenvereinbarung.
In jedem Fall sind für den Auslagenersatz die Grenzen von Randziffer 52 der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises einzuhalten.
TaxInfo-Beitrag: Abschluss einer Spesenvereinbarung
Für die Überprüfung und Festsetzung der Pauschalspesen gelten sowohl bei der Genehmigung eines Spesenreglements als auch der Festsetzung einer Spesenvereinbarung die gleichen Kriterien.
TaxInfo-Beitrag: Spesen
2 Anforderungen an das Spesenreglement
Das Spesenreglement muss auf dem Musterspesenreglement basieren und die entsprechenden Bestandteile enthalten. Beachten Sie auch die erste Seite des Musterreglements. Diese beinhaltet wichtige Informationen.
3 Gesuch um Genehmigung von Spesenreglementen
Die Steuerverwaltung des Kantons Bern genehmigt Spesenreglemente der Unternehmen mit Sitz im Kanton Bern, die an mindestens 10 Empfängerinnen und Empfänger Pauschalspesen ausrichten.
Senden Sie mit dem Gesuch
ein Exemplar des Spesenreglements
die ausgefüllte Tabelle Angaben zu den Pauschalspesenempfängern mit den nötigen Angaben für alle Funktionen gemäss Spesenreglement (Geschäftsführer/-in, Aussendienstmitarbeiter/-in, Manager/-in usw.), an die Pauschalspesen ausgerichtet werden:
Nennung der Funktionen, die Pauschalspesen erhalten
Begründung, weshalb die jeweilige Funktion für Pauschalspesen berechtigt (Repräsentations- bzw. Akquisitionstätigkeit)
Anzahl Empfängerinnen/Empfänger von Pauschalspesen pro Funktion
Anzahl Tage pro Monat, an denen sie für das Unternehmen extern unterwegs sind und Repräsentations- und Akquisitionsaufgaben wahrnehmen
Anzahl Spesenereignisse sowie Höhe des durchschnittlichen Kleinspesenereignisses (für Kleinauslagen bis CHF 50), die für Repräsentation und Akquisition pro externer Tag durchschnittlich anfallen
Angaben über den durchschnittlichen Bruttolohn (Ziffer 8 des Lohnausweises)
Anzahl Kilometer pro Monat, die sie durchschnittlich für das Unternehmen im Ortsrayon (Radius 30 km) fahren
Bei Ausrichtung von Fahrzeugspesen (über 12’000 km pro Jahr) ist die Ziffer 4 zu beachten.
Belege wie Lohnausweise, Kalenderauszüge oder Quittungen über Kleinspesen müssen nicht eingereicht werden. Bitte halten Sie diese aber bereit.
Das Gesuch ist per E-Mail an folgende Adresse zu senden:
Alternativ können Sie uns das Gesuch auch per Post zukommen lassen:
Steuerverwaltung des Kantons Bern
Geschäftsbereich Recht und Koordination
Postfach
3001 Bern
4 Praxis zur Festlegung von Pauschalspesen
Pauschalspesen können nur für diejenigen Funktionen gewährt werden, welche aufgrund einer hohen Akquisitions-, Repräsentations- oder Reisetätigkeit eine Vielzahl an Kleinspesen haben. Für die Festlegung von Pauschalspesen stellen wir grundsätzlich auf Ihre Angaben über die Repräsentationstätigkeit und den Anfall von Pauschalspesen ab. Pauschalspesen, die CHF 6'000 pro Jahr übersteigen, sind in jedem Fall limitiert auf max. 5% des Bruttolohns (Ziffer 8 des Lohnausweises) des Pauschalspesenempfängers resp. der Pauschalspesenempfängerin. Es werden keine Pauschalspesen gewährt, die den Betrag von CHF 24'000 pro Jahr übersteigen.
Prüfen Sie vor dem Einreichen des Antrags mit dem Pauschalspesensimulator ob die von Ihnen beantragten Pauschalspesen voraussichtlich genehmigt werden können:
Falls Sie Fahrzeugspesen (ab 12'000 km pro Jahr) beantragen wollen, gelten die Vorgaben der Schweizerischen Steuerkonferenz (www.ssk-csi.ch) > Mustervorlage Autopauschalen.
5 Genehmigungsverfahren
Die Steuerverwaltung stellt dem Unternehmen im Anschluss eine Erklärung zu, mit dessen Unterzeichnung sich das Unternehmen verpflichtet
den Mitarbeitenden keine weiteren, über das Spesenreglement hinausgehenden und im Lohnausweis nicht bescheinigten Vergütungen auszurichten;
mit den im Spesenreglement festgelegten Vergütungen sämtliche Auslagen zu ersetzen, die den Mitarbeitenden nach Art. 327 ff. OR zustehen;
jede Änderung des Spesenreglements vor deren Anwendung bei der Steuerbehörde genehmigen zu lassen.
Nach Unterzeichnung der Erklärung erhalten Sie das genehmigte Spesenreglement.
6 Bescheinigung der Spesenvergütungen nach Genehmigung des Spesenreglements
Besteht ein von der Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement, bringen die Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber auf dem Lohnausweis unter Ziffer 15 den Hinweis an «Spesenreglement am TT.MM.JJJJ durch die Steuerverwaltung des Kantons Bern genehmigt».
Sofern Pauschalspesen ausgerichtet werden, ist dieser Betrag im Lohnausweis in Ziffer 13.2 zu deklarieren. Zusätzlich ist der Steuerverwaltung jährlich eine Liste der Empfängerinnen und Empfängern von Pauschalspesen mit Name, Vorname, Wohnsitz, Funktion gemäss Spesenreglement, AHV-Nummer, Beschäftigungsgrad, Bruttolohn (inkl. allfälligem Bonus) und den ausbezahlten Pauschalspesen per E-Mail oder per Post an die obenstehenden Adressen einzureichen. Verwenden Sie die Vorlage zur Deklaration der jährlichen Pauschalspesen oder eine eigene Liste, die diesem Muster entspricht.
7 Wirkung und Grenzen eines genehmigten Spesenreglements
Wurde ein Spesenreglement vom Sitzkanton genehmigt, anerkennen andere kantonalen Steuerverwaltungen dieses in der Regel. Pauschalspesen, welche in Einklang mit dem Spesenreglement ausgerichtet werden, werden von der Steuerverwaltung des Kantons Bern ohne Beleg sowohl als geschäftsmässig begründeter Aufwand beim Unternehmen, als auch als Spesenersatz bei den im Kanton Bern steuerpflichtigen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern anerkannt.
Jede Änderung des Spesenreglements ist vor der Anwendung von der Steuerverwaltung genehmigen zu lassen. Darunter fallen insbesondere Änderungen des Tätigkeitsbereichs von Funktionen oder Hinzufügen neuer Funktionen, die für Pauschalspesen berechtigen.
Die Steuerverwaltung behält sich zudem vor, die Spesenreglemente und Pauschalspesen periodisch, spätestens nach fünf Jahren, auf die aktuelle Praxis sowie die Angemessenheit zu überprüfen.
Gesetzliche Bestimmungen, die nach der Genehmigung eines Spesenreglements in Kraft treten und diesem zuwider laufen, gehen einem genehmigten Spesenreglement vor.
Kommt der Arbeitgeber seiner Bescheinigungspflicht der Pauschalspesenempfänger nicht nach, behält sich die Steuerverwaltung das Recht vor, die Genehmigung des Spesenreglements aufzuheben.
Fassung vom Dec 17, 2025