À partir du 1er janvier 2026, une entreprise peut indemniser les kilomètres parcourus pour des raisons professionnelles avec un véhicule privé à hauteur de maximum 75 ct. par kilomètre (70 ct. jusqu’au 31 décembre 2025.) Pour autant que l’entreprise dispose d’un règlement de remboursement des frais approuvé par le canton de Berne, elle peut relever à 75 ct. l’indemnité par kilomètre parcouru pour des raisons professionnelles sans que ledit règlement ne doive faire l’objet d’une nouvelle approbation.
L’indemnité forfaitaire des frais de trajet pour l’utilisation professionnelle d’un véhicule privé reste, elle, inchangée.
Depuis 2022, cette indemnité correspond à une part privée de 0,9% du prix d’achat du véhicule versée mensuellement comme élément du salaire. Même si votre règlement de remboursement des frais stipule une part privée de 0,8%, votre entreprise est également tenue depuis 2022 d’appliquer le taux de 0,9% prescrit par modification de l’ordonnance. Il n’est pas nécessaire d’adapter votre règlement de remboursement des frais pour cela.
1 Conditions générales
Les moyennes et grandes entreprises qui versent des allocations forfaitaires pour frais à dix personnes au moins peuvent faire agréer un règlement des remboursements de frais par l'Intendance des impôts. Cela suppose toutefois qu'elles indemnisent les frais au-delà des limites fixées au paragraphe 52 du guide d'établissement du certificat de salaire ou qu'elles versent des allocations forfaitaires pour frais.
Les entreprises qui versent des allocations forfaitaires pour frais à moins de dix personnes peuvent réglementer le montant de leurs allocations en concertation avec l'Intendance des impôts en concluant des conventions de défraiement pour chacun des bénéficiaires domiciliés dans le canton de Berne.
Cet article porte sur la conclusion d'une convention de défraiement. Il convient de distinguer l'approbation des Agrément de règlements des remboursements de frais.
Article TaxInfo: Agrément de règlements des remboursements de frais
Les mêmes critères s'appliquent à l'examen et à la fixation des frais forfaitaires, que ce soit pour l'approbation des Agrément de règlements des remboursements de frais ou pour la conclusion d'une convention de défraiement.
Article TaxInfo: Défraiment
2 Règlementation générale des défraiements
Toute entreprise doit réglementer son mode de défraiement sur la base du règlement type des remboursements de frais et dans le respect des principes d'indemnisation des frais énoncés au paragraphe 52 du guide d'établissement du certificat de salaire. Elle n'a pas besoin de faire agréer cette règlementation (dite règlement de base; Règlement de base type). Les allocations forfaitaires pour frais doivent être fixées séparément, dans une convention de défraiement.
3 Conclusion d'une convention de défraiement
L'Intendance des impôts, plus précisément la région correspondante (adresses) ou la section Personnes morales dont relèvent les entreprises, concluent des conventions de défraiement avec les entreprises dont le siège est dans le canton de Berne sur la base de la convention type. Ces conventions valent pour les personnes assujetties à l'impôt dans le canton de Berne qui reçoivent des allocations forfaitaires pour frais.
Informations et documents à joindre à toute demande de convention de défraiement:
La liste des bénéficiaires d'allocations forfaitaires pour frais dûment complétée, avec:
Mention des fonctions bénéficiant d’allocations forfaitaires
Justification de l’éligibilité de chaque fonction aux allocations forfaitaires (activités de représentation ou de prospection)
Nombre de jours par mois pendant lesquels les personnes concernées effectuent des missions externes de représentation et de prospection
Nombre d’événements donnant droit à des allocations forfaitaires, avec indication du montant moyen alloué pour les petits frais (dépenses jusqu’à 50 francs) engagés par journée externe, dédiée à la représentation et à la prospection
Indications concernant le salaire brut moyen (point 8 du certificat de salaire) sur les trois dernières années
Nombre moyen de kilomètres parcourus par mois dans un rayon de 30 km pour le compte de l’entrepriseTout demande de convention doit être envoyée par courriel ou par la poste à la région chargée de la taxation de l'entreprise ou à la section Personnes morales selon le cas.
4 Obligations de déclaration
Les allocations forfaitaires pour frais doivent être déclarées dans le certificat de salaire telles qu'elles ont été fixées dans la convention de défraiement. Il n'est pas nécessaire d'inscrire une remarque au chiffre 15 du certificat de salaire. La convention de défraiement est enregistrée directement dans le dossier fiscal des salariés domiciliés dans le canton de Berne auxquelles elle se rapporte.
5 Effet et limites de la convention de défraiement
L'Intendance des impôts du canton de Berne reconnaît les allocations forfaitaires pour frais conformes aux clauses d'une convention de défraiement comme des charges justifiées par l'usage commercial pour l'entreprise et comme des indemnités pour frais pour les salariés assujettis à l'impôt dans le canton de Berne.
Toute modification de la convention de défraiement, en particulier les changements portant sur les bénéficiaires d'allocations forfaitaires pour frais, doit être soumise à l'Intendance des impôts pour approbation avant d'être appliquée.
L'Intendance des impôts se réserve en outre le droit de contrôler périodiquement si les allocations forfaitaires pour frais convenues sont adéquates et conformes à la pratique. Elle procède à ce contrôle dans le cadre d'une expertise des comptes, au plus tard dans les cinq ans suivant la signature de la convention.
Les dispositions légales entrées en vigueur après la conclusion d'une convention de défraiement l'emportent sur toute clause conventionnelle contraire.
L'Intendance des impôts se réserve le droit de révoquer la convention de défraiement conclue avec une entreprise qui ne remplit pas son obligation de déclarer en établissant les certificats de salaires.
Version du 17 déc. 2025